Aus der Praxis, für die Praxis
Bexat Tafelprogramm - Kunden

Am Empfang kann es schon mal hektisch zugehen. Kunden haben Fragen, wollen Lebensmittel abholen oder ausführlich diskutieren. Daher ist das Modul Empfang so gestaltet, dass es die Informationen, die man am Empfang benötigt, übersichtlich anzeigt. Der Mitarbeiter muss nur noch schauen, ob die Ampel rot, gelb oder grün zeigt. Rot bedeutet, der Kunde ist nicht abholberechtigt. Gelb, dass zusätzliche Informationen vorliegen (z.B. dass der Kunde bald einen neuen Bescheid vorlegen muss) und Grün, dass alles in Ordnung ist und der Kunde Ware mitnehmen darf.

Die Ampel zeigt aber nicht einfach nur Farbe, sondern liefert in kurzen Texten auch die Begründung. Die Ampel soll dabei den Mitarbeiter unterstützen, eine abweichende Einzelfallentscheidung ist aber jederzeit möglich.

Das Tafelprogramm kann mittels eines Barcode-Scanners schnell und einfach den Kundenausweis scannen. Das verhindert Tippfehler und beschleunigt den Ablauf am Empfang. Einfach den Ausweis scannen, Ampel checken und mit dem nächsten Kunden fortfahren. Und sollte der Scanner defekt sein, kann jederzeit per Tastatur gearbeitet werden.

Durch die Echtzeiterfassung von Kundenbesuche auch über mehrere Ausgabestellen hinweg, beugen Sie Betrugsversuchen vor. Mehrfachabholungen sind ausgeschlossen, denn das Programm zeigt Ihnen sofort an, dass der Kunde heute bereits abgeholt hat, selbst, wenn er zuvor in einer anderen Ausgabestelle war.

Der ein oder andere Tafelausweis wird auch gerne mal weitergereicht. Um dem vorzubeugen, werden am Empfang sämtliche abholberechtigten Personen aufgeführt.

Mit dem Tafelprogramm können Sie die Stammdaten Ihrer Kunden erfassen, bearbeiten und aktualisieren. Angaben zu Name, Adresse, Geburtsdatum, Angehörigen und Kontaktmöglichkeiten gehören zum Standard jeder Kundenverwaltung und somit auch im Tafelprogramm. Ebenso können Sie hinterlegen, welcher Bescheid vorgelegt wurde, wie lange dieser gültig ist und wann und wo der Kunde abholen darf. Beim Erfassen und Verlängern wird der Anwender durch einen Schritt-für-Schritt-Dialog unterstützt. So wird nichts vergessen und die Bearbeitung erfolgt einheitlich.

Darüber hinaus können weitere Informationen zum Kunden eingetragen werden, wie etwa Hinweise für die Abholung oder zu seinen Essgewohnheiten sowie weitere Personen, die zur Abholung für den Kunden berechtigt sind. Außerdem können Sperrungen oder besondere Ausnahmen erteilt werden. Und natürlich druckt das Tafelprogramm den Kundenausweis direkt aus.

Das Dokumenten-Modul des Tafelprogramms erlaubt es Ihnen, eigene Kundenerklärungen zu erstellen und auszudrucken. Zum Beispiel die Nutzungsbedingungen Ihrer Tafel oder die Datenschutzerklärung des Kunden. Sie können eigenständig die Vorlagen für die Erklärungen Ihrer Tafel anpassen oder auch um neue ergänzen und dabei direkt im Text die Angaben des jeweiligen Kunden verwenden, vergleichbar mit der Serienbrieffunktion.

Wenn gewünscht, können Sie Art und Datum des Bescheids sowie den Bescheid selbst erfassen und im Tafelprogramm abspeichern. So haben Sie eine vollständige Kundenakte und müssen kein Papier mehr in Ordner abheften. Alle Informationen zum Kunden stehen Ihnen sofort zur Verfügung. Das Tafelprogramm hilft Ihnen sogar dabei aufzuräumen und so den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung nachzukommen, sensible Informationen nur so lange aufzubewahren, wie es nötig ist.

Mit Hilfe von Kundengruppen können Sie die Kunden unterteilen und so den Kundenstrom besser steuern. Geben Sie für jede Kundengruppe einen oder mehrere Ausgabetage und -stellen vor sowie Uhrzeit für die Abholung. So vermeiden Sie lange Warteschlangen vor Ihrer Tafel und können die Arbeitslast gleichmäßiger verteilen. Das Tafelprogramm hilft Ihnen dabei, die Kunden möglichst gleichmäßig auf die Gruppen zu verteilen und schlägt Ihnen - abhängig vom gewünschten Ausgabetag - die passende Kundengruppe für den Kunden vor.