Aus der Praxis, für die Praxis:
Das Bexat Tafelprogramm

Der Expert:innenrat „Tafel digital“ von Tafel Deutschland hat einen Kriterienkatalog erstellt, der wichtige Funktionen und Anforderungen für eine Kund:innenmanagement-Software definiert. Das Bexat Tafelprogramm erfüllt diese vollumfänglich und wird von Tafel Deutschland empfohlen. Weitere Informationen auf Tafel.de.

Die Digitalisierung eröffnet vielfältige Möglichkeiten zur Unterstützung alltäglicher Prozesse. Warum nicht auch den Betrieb einer Tafel digital unterstützen? Unsere effiziente und maßgeschneiderte Software kann hier den entscheidenden Unterschied machen. Häufig sind Tafeln durch komplexe Verwaltungsaufgaben, wie die Organisation der Lebensmittelausgabe, die Koordination von Freiwilligen und die Verteilung der Ressourcen, stark beansprucht. Das Bexat Tafelprogramm unterstützt Sie dabei, diese Aufgaben zu automatisieren und übersichtlicher zu gestalten. Dadurch bleibt mehr Zeit und Energie für Ihre eigentliche Mission: Bedürftige Menschen zu unterstützen.

"Wer schreibt, der bleibt" - dieses Motto hat auch heute noch Bestand. Keinem Medium wird mehr Vertrauen entgegen gebracht als dem Papier. Es ist geduldig, lässt sich anfassen und seine Handhabung muss niemandem lange erklärt werden. Aber Papier benötigt viel Zeit und Pflege. Papierakten aktuell zu halten ist mühsam, ihr Auffinden zeitraubend und häufig befinden sie sich am falschen Ort. Hin und wieder ist es auch einfach verschwunden.

Werkzeuge wie Excel-Listen oder Access-Datenbanken können ein paar dieser Probleme mit Papier abschwächen. In einer Excel-Liste lassen sich Informationen dank eingebauter Suche schneller auffinden und leichter aktualisieren. Arbeiten jedoch mehrere Personen mit der selben Liste, führt dies schnell ins Chaos. Es muss dafür gesorgt werden, dass man stets in der aktuellen Version arbeitet, niemand wichtige Informationen überschreiben oder löschen kann und regelmäßig gesichert wird.

Mit dem Tafelprogramm gehen wir noch einen Schritt weiter und digitalisieren die Tafelarbeit. Das Tafelprogramm unterstützt Sie bei der täglichen Arbeit und verkürzt die Bearbeitungszeit in der Verwaltung und Warenausgabe. Die Aktenführung kann komplett digital erfolgen, es muss kein Papier platzraubend aufbewahrt werden und Sie haben eine bessere Aussagekraft bei Diskussionen mit Ihren Kunden.

Mit dem Tafelprogramm können Sie in Echtzeit auf alle relevanten Informationen zugreifen. Egal, ob Sie Kundendaten einsehen, den Schichtplan bearbeiten, Ihr Inventar oder Fuhrpark verwalten oder in die Tourenplanung schauen möchten. All dies können Sie jederzeit und von überall aus tun. Es spielt dabei keine Rolle, ob Sie dazu das Smartphone, das Tablet oder den Computer verwenden, dank Responsive-Design ist die Nutzung auf allen Geräten möglich.

Die umfangreiche Statistik erlaubt es Ihnen die geleistete Tafelarbeit in Zahlen darzustellen und bei Bedarf für die Kommunikation mit Spendern, Behörden oder Lieferanten zu verwenden. Darüber hinaus ermöglicht sie fundierte Entscheidungen für den Tafelbetrieb.

Im regulären Tafelbetrieb fallen viele Verwaltungsaufgaben an. Hierzu gehören nicht nur die Ausstellung und Verlängerung von Kundenausweisen, sondern auch Aufgaben wie Prüfung der Bedürftigkeit, Koordination der Lebensmittelabgabe, Pflege der Kundengruppen und Abstimmung mit den ehrenamtlichen Mitarbeitern. Das Tafelprogramm unterstützt Sie bei all diesen Tätigkeiten durch intelligente Eingabehilfen und automatisierte Prozesse. So können zum Beispiel die Mitarbeiter selbstständig von zu Hause aus ihre Schichten einsehen, sich eintragen und ihre Abwesenheiten vermerken.

Das Tafelprogramm hilft Ihnen, Auflagen der Behörden und Ihrer Nachweispflicht der Prüfung der Bedürftigkeit der Kunden gegenüber dem Finanzamt nachzukommen. Die Datenerfassung und -haltung erfolgt dabei von vornherein nach den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Das Bexat Tafelprogramm basiert auf dem modernen Laravel-Framework. Webbasiert und mit Responsive-Design ausgestattet, kann man von überall und von jedem Gerät aus arbeiten - Sie benötigen nur einen Webbrowser. Und Ihre Daten sind sicher.